Làm thế nào để gia hạn visa gia đình tại Nhật Bản? Hồ sơ cần thiết, thủ tục và những điều cần lưu ý

Nếu bạn đang sinh sống tại Nhật Bản với tư cách lưu trú “Gia đình lưu trú” (家族滞在) và muốn tiếp tục sinh sống tại Nhật sau khi thời hạn lưu trú hiện tại hết hạn, bạn cần làm thủ tục xin gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請).

Khi gia hạn visa gia đình, ngoài việc chuẩn bị các giấy tờ bắt buộc, trong một số trường hợp, việc nộp thêm tài liệu tùy theo công việc, thu nhập của người bảo lãnh và hoàn cảnh gia đình cũng rất quan trọng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu những giấy tờ cơ bản cần chuẩn bị khi gia hạn visa gia đình tại Nhật Bản, cũng như những điểm cần lưu ý khi làm thủ tục.

Hồ sơ cần thiết khi gia hạn visa gia đình

Khi làm thủ tục gia hạn thời gian lưu trú đối với tư cách lưu trú “Gia đình lưu trú”, về cơ bản cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Đơn xin gia hạn thời gian lưu trú
• Ảnh
• Hộ chiếu
• Thẻ cư trú
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người nộp đơn và người bảo lãnh
• Bản sao thẻ cư trú hoặc hộ chiếu của người bảo lãnh
• Giấy tờ chứng minh nghề nghiệp của người bảo lãnh
• Giấy tờ chứng minh thu nhập của người bảo lãnh

Đối với giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người nộp đơn và người bảo lãnh, nếu là vợ chồng có thể nộp giấy chứng nhận kết hôn; nếu là cha mẹ và con có thể nộp giấy khai sinh. Cần nộp một trong những giấy tờ có thể xác nhận mối quan hệ giữa người nộp đơn và người bảo lãnh.

Ngoài ra, nếu người bảo lãnh đang làm việc tại một công ty, có thể cần nộp giấy chứng nhận đang làm việc, giấy chứng nhận thuế cư trú và giấy chứng nhận đã nộp thuế cư trú.

Tuy nhiên, các giấy tờ thực tế cần thiết có thể khác nhau tùy theo hoàn cảnh của người nộp đơn và người bảo lãnh.

Giấy tờ bằng tiếng Việt cần kèm theo bản dịch tiếng Nhật

Đối với giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh được cấp tại Việt Nam hoặc các giấy tờ được lập bằng tiếng nước ngoài, khi nộp cho Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản, cần kèm theo bản dịch tiếng Nhật.

Ví dụ, khi nộp giấy chứng nhận kết hôn bằng tiếng Việt, không chỉ nộp giấy tờ bằng tiếng Việt mà còn cần chuẩn bị bản dịch nội dung của giấy tờ đó sang tiếng Nhật.

Đối với giấy khai sinh và các giấy tờ tương tự cũng vậy.

Chỉ nộp các giấy tờ trong danh sách yêu cầu chưa chắc đã đủ

Một điểm đặc biệt cần lưu ý khi gia hạn visa gia đình là: không phải cứ nộp đầy đủ những giấy tờ có trong danh sách hồ sơ yêu cầu thì trong mọi trường hợp đều là đủ.

Tùy theo hoàn cảnh của người nộp đơn và người bảo lãnh, có những trường hợp nên nộp thêm tài liệu để giải thích rõ hơn về tình hình sinh hoạt hoặc thu nhập hiện tại.

Ví dụ, hãy xem xét trường hợp người bảo lãnh là nhân viên công ty nhưng mới chuyển sang công ty hiện tại và chưa làm việc ở đó được bao lâu.

Trong trường hợp này, chỉ dựa vào giấy chứng nhận thuế thể hiện thu nhập trong quá khứ thì có thể chưa đủ để biết hiện tại người đó đang nhận được bao nhiêu thu nhập tại công ty mới và liệu công việc có tiếp tục ổn định trong thời gian tới hay không.

Khi đó, có thể nộp thêm phiếu lương gần đây, hợp đồng lao động hoặc các tài liệu khác để chứng minh tình hình công việc và thu nhập hiện tại.

Ngoài ra, nếu người bảo lãnh tự điều hành công ty của mình, trong một số trường hợp có thể cần nộp báo cáo tài chính của công ty và các tài liệu liên quan để giải thích về tình hình kinh doanh cũng như thu nhập.

Điều quan trọng không phải là chỉ chuẩn bị các giấy tờ cần thiết một cách máy móc.

Cần xem xét hoàn cảnh hiện tại của bản thân và gia đình, sau đó suy nghĩ xem cần những tài liệu nào để Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú có thể hiểu chính xác tình hình đó.

Việc sử dụng bản giải trình để trình bày hoàn cảnh cũng rất quan trọng

Bên cạnh các tài liệu bổ sung, trong một số trường hợp, bản giải trình (理由書) cũng đóng vai trò rất quan trọng.

Cán bộ xét duyệt của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú không trực tiếp nói chuyện với người nộp đơn hoặc người bảo lãnh để hỏi từng vấn đề về công việc, thu nhập hay hoàn cảnh gia đình.

Về cơ bản, họ sẽ xem xét hồ sơ dựa trên những giấy tờ đã được nộp.

Vì vậy, ngay cả khi đã nộp thêm phiếu lương hoặc hợp đồng lao động, chỉ những tài liệu đó đôi khi vẫn chưa thể truyền đạt đầy đủ rằng “tại sao tài liệu này được nộp” hoặc “hiện tại người nộp đơn và người bảo lãnh đang ở trong hoàn cảnh như thế nào”.

Ví dụ, nếu người bảo lãnh vừa mới chuyển việc, chỉ nhìn vào các giấy tờ đã nộp có thể khó hiểu đầy đủ những vấn đề như:

“Vì sao người bảo lãnh bắt đầu làm việc tại công ty hiện tại?”

“Hiện tại đang làm công việc gì?”

“Hiện tại có mức thu nhập khoảng bao nhiêu?”

“Trong thời gian tới có thể tiếp tục ổn định cuộc sống và chu cấp cho gia đình hay không?”

Trong những trường hợp như vậy, có thể sử dụng bản giải trình để trình bày một cách rõ ràng hoàn cảnh hiện tại và quá trình dẫn đến tình trạng hiện tại, đồng thời nộp kèm các tài liệu chứng minh cho nội dung giải trình.

Điều quan trọng không phải là nộp thật nhiều giấy tờ.

Điều quan trọng là dự đoán những điểm mà cán bộ xét duyệt có thể thắc mắc khi xem hồ sơ, sau đó chuẩn bị tài liệu và phần giải thích cần thiết để hoàn cảnh của người nộp đơn và người bảo lãnh được truyền đạt một cách chính xác.

Nếu bạn lo lắng về việc gia hạn visa gia đình

Khi gia hạn visa gia đình, những tài liệu cần chuẩn bị có thể thay đổi tùy theo công việc, thu nhập, hoàn cảnh gia đình của người nộp đơn và người bảo lãnh.

“Tôi không biết cần chuẩn bị những giấy tờ nào.”

“Tôi vừa mới chuyển việc và lo lắng không biết có thể gia hạn visa được hay không.”

“Tôi không biết trong trường hợp của mình cần nộp thêm những tài liệu gì.”

Nếu bạn có những lo lắng như trên, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.

Văn phòng Gyoseishoshi Nabe (なべ行政書士事務所) hiện cung cấp tư vấn miễn phí về các thủ tục visa và tư cách lưu trú tại Nhật Bản.

Chúng tôi hỗ trợ các thủ tục liên quan đến tư cách lưu trú, chủ yếu tại tỉnh Mie và tỉnh Aichi.

---